Askush nuk i pëlqen takimet e pastrukturuara. Dhe tashmë, kjo ndodh gjithë kohës, duke shkatërruar produktivitetin tuaj, duke dalë jashtë teme apo duke u zgjatur më shumë se parashikimi. Kur punon nga shtëpia, këto probleme përkeqësohen nga tundimi për të përdorur kohën e takimit për të folur me kolegët që nuk i takoni si dikur në zyrë.
Nëntë vite më parë krijova Zapier dhe ne, kurrë nuk e kemi pasur një zyrë. Që prej atëherë, kompania është rritur deri në 300 punonjës, të cilët janë të shpërndarë nëpër botë. Ndërkohë që ne e bëjmë pjesën më të madhe të punës në mënyrë jo të sinkronizuar, takimet ndonjëherë janë të nevojshme dhe me kalimin e viteve jemi bërë në mënyrë të pabesueshme, eficientë, në mbajtjen e takimeve në distancë. Më poshtë janë 4 këshilla për takime super produktive në distancë.
Caktoni një limit kohe
Pavarësisht se kë do të takoni dhe çështjes së diskutimit, pa një strukturë mund të jetë e lehtë që takimi të dalë nga binarët. Në këtë drejtim mund të bëni shumë gjëra – nga dërgimi më parë i një rendi dite deri te zgjedhja e një moderatori për t’i mbajtur të gjithë në rrugën e duhur. Por zgjidhja më e thjeshtë është caktimi i një limiti kohe dhe respektimi i tij.
Niseni me reflektim
Komunikimi ndërpersonal është i vështirë me ekipe pune në distancë. Në fillim të takimit, më pëlqen të pyes palët e interesuara për të reflektuar mbi gjendjen aktuale. Si po shkojnë gjërat?
Nuk ka një mënyrë të përsosur për të vlerësuar këtë, por reagimet e stomakut, si ngjyra e kuqe, e verdhë dhe e gjelbër mund të jenë shumë të rëndësishme. Nëse dikush ka një reagim të ndryshëm nga ngjyra e gjelbër, përpiquni të zbuloni se çfarë i bën të ndihen në këtë mënyrë. Si mund të ndihmojnë të tjerët në këtë gjë?
Votoni çështjen e ditës
Duke përditësuar statusin dhe duke u përpjekur të kuptojmë më mirë gjendjen e çdo pale të interesuar, ne kemi kohë të përqendrohemi te vendimet e rëndësishme që duhet të merren. Por si të vendosni se ku duhet të përqendroheni?
Në takimet tona javore me drejtuesit ne bëjmë një votim. Çështjet propozohen më parë dhe votohen më pas. Rendi i ditës së mbledhjes përfshin një tabelë me një kolonë për çështjet e propozuara dhe një kolonë për votimin. Cilido mund të propozojë një çështje dhe ta dërgojë dhe pjesëtarët e ekipit do të votojnë se cilës çështje do t’i japin përparësi në diskutim.
Përqendroni te rezultatet
Diskutimi i vendimeve të rëndësishme është i nevojshëm por ndonjëherë mund t’ju shpërqendrojë nga ajo që duhet bërë në këtë moment. Ne i mbyllim takimet me një kontroll se si matemi krahasuar me treguesit kyç të ecurisë. Kjo na mban në tension, na jep mundësinë të qëndrojmë të përqendruar dhe na shtyn të arrijmë objektivat tanë. Dhe në fund, shpesh lindin mundësi të mëdha.
*Wade Foster, Ceo And Co-Founder Zapier
Burimi: INC
