Nëse jeni si shumica e udhëheqësve, ju humbisni shumë nga koha juaj dhe nga koha e të tjerëve. Ekzistojnë disa zakone se si të jeni më shumë produktiv me kohën e harxhuar, BJ Fogg, shkencëtari Stanford, që themeloi Universitetin e Stanford’s Behaviour Design Lab, ka zbuluar se njerëzit duan më shumë se gjithçka të jenë produktivë.
Për më tepër, pas tre dekadash studimi, ai ka bërë një pasqyrim të thjeshtë dhe të fuqishëm: “Njerëzit mund të bëhen më produktivë duke bërë përmirësime të vogla në rutinat e tyre të përditshme, nëse e shpërblejnë veten pasi i kanë bërë këto përmirësime”.
Siç raporton CNBC, Fogg inkurajon njerëzit që pjesë e rutinës së tyre të bëhen edhe këto zakone, për shembull, pasi të lahen dhëmbët në mëngjes. Nëse dikujt nuk I pëlqejnë zakonet e reja, ju mund të ndjeni pak zhgënjim sepse ishte jashtë pritshmërive tuaja. Pasi ju e keni bërë një zakon pjesë të rutinës tuaj, ju duhet t’i jepni vetes “një grusht të fortë”, tha Fogg, për CNBC.
Fogg ka ka patur 12 zakone, ndërsa Peter Cohan ka përzgjedhur 4 zakonet më të dobishme për udhëheqësit që duan të jenë sa më produktiv. Çdo zakon është i lidhur me një spirancë, për t’ju ndihmuar të mbani mend që ta realizoni atë sa më shpejtë. Më poshtë do të njiheni me 4 zakonet, pse ato janë të rëndësishme për sipërmarrësit dhe pse ato do rrisin produktivitetin e një udhëheqësi.
Uluni në tryezën tuaj, pastaj vendosni telefonin tuaj në heshtje
Sipërmarrësit e suksesshëm kanë kërkesa të mëdha në kohën e tyre nga ekipi i tyre, klientët dhe investitorët. Nëse ju ia plotësoni çdo dëshirë, ju humbisni kontrollin e kohës tuaj, gjë e cila e vështirëson kompaninë në arritjen e qëllimeve.
Për t’i mbajtur këta njerëz të motivuar, bëni një plan çdo ditë dhe përmbusheni këtë plan. Në mënyrë ironike, kjo do të thotë që ju duhet t’i mbani këta njerëz, që të mos ju largojnë nga plani juaj. Kjo është arsyeja pse ju nuk duhet të përgjigjeni në çdo thirrje që vjen në telefonin tuaj duke e vendosur atë në heshtje.
Ky zakon do t’ju mbajë të përqendruar në detyrat tuaja kryesore, do t’ju kthejë kohën që ju keni kaluar duke biseduar me atë person dhe nuk do të mendoni më pas telefonatës sesi ta zgjidhni problemin e atij personi.
Mos lundroni në mediet sociale për t’u shpërqendruar. Por, nëse e bëni këtë, dilni prej tyre
Dikush në kompaninë tuaj, në marketing ose në shërbimin ndaj klientit duhet të lundroj në mediet sociale dhe t’i ketë në vëzhgim ato.
Fogg mendon se themeluesit nuk duhet të kalojnë kohë në mediet sociale gjatë orarit të punës. Megjithatë, disa drejtues nuk mund t’i rezistojnë Twitter-it ose LinkedIn gjatë punës, ndoshta, duke u justifikuar, se ata mund të marrin një pasqyrë të rëndësishme të biznesit në rrjetet sociale. Nëse e bëni këtë gabim, rrini sa më gjatë larg rrjeteve sociale gjatë orarit të punës. Kjo do t’ju shërbejë për të humbur sa më pak kohë. Dhe nëse e keni të pamundur për të qëndruar larg rrjeteve sociale, bëni një shëtitje të shpejtë rreth kompanisë.
Pasi të uleni në një mbledhje, shkruani titullin, datën dhe të pranishmit në krye të shënimeve tuaja
Drejtuesit kalojnë shumë kohë në takime, me klientët ose investitorët e mundshëm. Ju duhet të mbani shënime në ato takime, në mënyrë që të mbani mend detajet kryesore.
Shënimet ju ndihmojnë të ndiqni me efektivitet njerëzit e duhur, kur ju keni kohë dhe mendoni për temat e diskutuara në takim. Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme që ju duhet të mbani shënim datën, titullin dhe emrin e secilit pjesëmarrës në mbledhje.
Duke bërë këtë, ju do t’i kurseni vetes kohën dhe sikletin për t’iu rikthyer të pranishmëve duke u kërkuar atyre këtë informacion. Kjo kohë do të shpenzohet më mirë, duke menduar për të fituar klientë të rinj ose për të rritur kapitalin e nevojshëm.
Pasi të keni lexuar një e-mail urgjent, përgjigjuni fillimisht shkurt
Mund të shkruani diçka si: “Ju mund ta bëni atë. Unë do ta rishikoj atë në detaje dhe do të kthehem t’ju kontaktoj së shpejti”:
Drejtuesit marrin shumë email-e nga ekipi i tyre ekzekutiv, punonjësit, klientët dhe nga persona të tjerë. Shumë nga email-et kërkojnë një përgjigje urgjente ndaj dërguesit, por më pak ndaj sipërmarrësit, i cili injoron mesazhin.
Nëse ju nuk dëshironi të përgjigjeni, zvogëloni produktivitetin e dërguesit, duke i lënë atij një detyrë pezull. Zgjidhja është të dërgoni një shënim, që ju e keni marrë email-in dhe do të përgjigjeni sa më shpejt. Kështu ju do të jeni më produktiv.
Adoptoni këto katër zakone dhe do të keni më shumë punë në kompaninë tuaj.
