Si profesionist i pavarur, menaxhimi i kohës është një nga aftësitë më të rëndësishme që duhet të zhvilloni. Nëse nuk po menaxhoni siç duhet kohën tuaj, atëherë nuk do të fitoni para aq sa duhet. A po kaloni një ose dy orë në media sociale çdo mëngjes? Kjo mund të mos duket si diçka e madhe, por ju mund të ishit duke punuar, zgjeruar rrjetin tuaj ose forcuar aftësitë tuaja? Këto njëmbëdhjetë këshilla për menaxhimin e kohës për profesionistët e pavarur do t’ju ndihmojnë të bëheni një profesionist më produktiv dhe i suksesshëm.
- Rimendoni listat tuaja të detyrave.
Njerëzit më produktivë janë të apasionuar pas listave të gjërave që duhen bërë. Çështja është, nëse nuk po i përdorni si duhet ato mund të bëhen shumë besdisëse dhe demotivuese. Nëse keni një listë për të bërë që përmban 30 elementë të paqartë si “kontrolloni emailin”, “bëni telefonata” dhe “shkruani postime në blog“, nuk do të jeni shumë produktivë.
Të arsyeshme, specifike dhe përparësi.
Listat e gjërave që duhet të bëni duhet të jenë të arsyeshme, specifike dhe të përcaktohen me përparësi. Në vend të 30 artikujve të renditur në të njëjtën mënyrë si ato më lart shkurtoni listën tuaj në më pak se 10 artikuj. Bëjini ato më të hollësishëm dhe bindës si: “dërgo një email për Andin”, “telefono Erën” dhe “shkruaj dy postime në blog përsa i përket menaxhimit të kohës”.
Si ta realizoni eksperimentin tuaj?
Do të duhet të eksperimentoni dhe të gjeni një qasje që funksionon më mirë për ju. Disa njerëzve u pëlqen lista tradicionale në letër. Të tjerët mbështeten në aplikacione si Todoist ose Trello. Disa profesionistë të pavarur preferojnë të shtojnë listën e gjërave për të bërë në kalendarin e tyre.
Ekziston një teknikë, Matrica Eisenhower, e cila është një listë e ndarë në katër kuadrantë: Prioritete, të skeduluara, delegoni dhe mos bëni.
- Llogarisni kohën tuaj.
Nëse doni të përmirësoni menaxhimin e kohës suaj, atëherë duhet të shihni se si po i kaloni ditët dhe sa kohë ju duhet për të kryer detyra.
Ju mund të përdorni një metodë të vjetër dhe të mbani me vete një fletore për një javë. Shënoni sa zgjat rruga juaj në mëngjes, kohën që kaloni duke humbur kohë në internet ose kohën që ju duhet për të kryer një detyrë. Mund të përdorni kronometrin e telefonit tuaj për t’ju ndihmuar.
Keni shumë zgjedhje, duke përfshirë qëndrimin ashtu si jeni.
Ka qindra programe dhe aplikacione që mund ta bëjnë këtë gjurmim për ju, përmes kohëmatësve. Sa kohë keni ka
luar në faqe specifike në internet? Timely, për shembull, gjurmon automatikisht kohën tuaj dhe më pas bën sugjerime të mençura se ku mund të përmirësoheni.
Sidoqoftë, kjo mund t’ju ndihmojë të vendosni në vazhdimësi.
Ideja është që kur gjurmoni kohën tuaj jeni në gjendje të shihni se si dhe ku po humbni kohë. Kjo gjithashtu do t’ju japë një ide më të mirë se sa kohë duhet për të përfunduar një detyrë dhe kur jeni më produktiv. Duke ditur këtë ju mund të krijoni një orar.
- Bëni dhe qëndrojini një orari.
“Të jesh i vetëpunësuar do të thotë që mund të punosh kur të duash. Përvoja më ka treguar se është më mirë të caktoj orë specifike pune. Nëse nuk e bëni, do të rrezikoni të vononi, të humbni afatet ose të shpërqendroheni lehtësisht dhe të mbeteni prapa.”,- shkruan Choncé Maddox në një artikull të mëparshëm të Calendar.
Vendosja e orëve specifike të punës.
Choncé gjithashtu thotë se është e rëndësishme të caktoni orët tuaja të punës sepse gjithashtu është mirë të dini se sa realisht mund të arrini në një ditë pune. Ajo përdor skedulimin dhe një listë të gjërave që duhen bërë për të organizuar detyrat e saj për atë ditë. Është një mënyrë e thjeshtë dhe efektive për të ndihmuar të merrni një kuptim të plotë të asaj se si do të duket dita juaj dhe për çfarë do të punoni.
“Sapo të kem mbaruar orarin e caktuar të punës, e di se është koha të pushoj dhe të filloj të mbyll gjërat. Kjo më ndihmon të kaloj në fusha të tjera të jetës sime pa u ndjerë e stresuar ose ‘fajtore’ për largimin nga biznesi im.”,- thotë Chonce.
Këtu është një shembull i përafërt se si duket orari im ditor:
6:00 – 7:00 pasdite: Aktivitet fizik, mëngjesi, email-et dhe RSS.
8:00 – 11:00: Hulumtim dhe vijëzim artikujsh.
11:00 – 12:00: Takim ose komunikim me klientët.
12:00 – 1:00: Drekë, email-e, mesazhe, media sociale dhe RSS.
1:00 – 2:00: Ushtrime fizike dhe nxjerr qenin për një shëtitje.
2:00 – 5:00: Shkruaj artikuj për klientët.
5:00 – 8:00: Darka, përfundoj artikujt e klientëve dhe përgatitje për nesër.
Këshillë Bonus:
“Punoni gjatë orarit kur njerëzit pushojnë. Niseni ditën herët. Në këtë mënyrë nuk shpërqendroheni nga njerëzit e tjerë në shtëpi, postat elektronike ose mesazhet”.
- Identifikoni dhe eleminoni shpërqendrimet.
Shpërqendrimet janë pa dyshim pengesa më e madhe midis jush dhe menaxhimit efektiv të kohës, si dhe produktivitetit. Shpërqëndrimet e zakonshme janë telefonat, mediat sociale, posta elektronike dhe mesazhet.
Zgjidhja më e lehtë nga të gjitha – ç’aktivizoni njoftimet.
Zgjidhja më e lehtë është të ç’aktivizoni çdo njoftim në telefonin ose kompjuterin tuaj, të dy pajisjet Android dhe iOS kanë veçorinë “Do not disturb”.
Sidoqoftë, nëse jeni profesionist i pavarur që punoni nga shtëpia, mund t’ju duhet të merreni me shpërqendrime si TV, familja juaj ose shokët e dhomës, punët e shtëpisë, fqinjët e zhurmshëm ose mos pasja e mjeteve ose pajisjeve të duhura.
Gjeni cilat shpërqendrime po dëmtojnë produktivitetin tuaj dhe më pas gjeni zgjidhje. Për shembull, ju mund të filloni të punoni në një kafene ose hapësirë të përbashkët pasi ato eliminojnë shumicën e shpërqendrimeve të listuara më sipër.
Nëse ky nuk është një opsion, atëherë gjeni një zonë pune të dedikuar, në një vend të qetë. Idealisht, kjo do të ishte një dhomë rezervë, ku mund të mbyllni derën.
Gjithashtu, duhet të investoni në kufje që ndalojnë zhurmën dhe t’u kushtoni një ditë në javë punëve të shtëpisë në mënyrë që ato të mos ju largojnë vëmendjen nga puna.
- Ndani projektet e mëdha në copëza.
Sapo morët një projekt të madh nga një klient. Instinkti juaj i parë është të shikoni të gjithë projektin në tërësi. Si rezultat, ju mbingarkoheni dhe e zvarrisni punën sepse nuk e dini nga do të filloni.
Ndani projekte të mëdha pune ashtu si çdo projekt tjetër.
Në vend të kësaj, ndajeni këtë projekt në detyra më të vogla. Për shembull, kur duhet të shkruani një eBook, përqendrohuni në një kapitull në një kohë të caktuar. Filloni duke hulumtuar dhe përshkruar vetëm atë kapitull për të cilin po punoni. Pasi të keni mbaruar përshkrimin, përqendrohuni vetëm në shkrimin e këtij kapitulli.
Kjo është një këshillë tjetër e mësuar gjatë rrugës. Ndajeni ditën tuaj në blloqe. Kjo është një metodë produktivitetit e njohur si Rregulli i 52 dhe 17.
Kështu, kur jeni duke punuar në një projekt të madh, bllokoni dy orë shkrim në kalendar me një pushim 17-minutësh në mes, ku bëni një shëtitje, meditoni, ose pastroni enët. Kjo ju mban të përqendruar në atë që po punoni aktualisht, ndërkohë që parandalon gjithashtu shpërqendrimet.
- Kufizoni bazën tuaj të klientëve.
Kur sapo keni filluar si një profesionist i pavarur nuk keni mund të shmangni pranimin e secilës mundësi që ju vjen përpara. Nuk është një ide e keqe kur keni nevojë për para dhe ndërtimin e një portofoli.
Megjithatë, në vazhdimësi, ju do të filloni të punoni me më shumë klientë të profilit të lartë. Meqenëse ata po ju paguajnë shumë para, do të kërkojnë më shumë nga koha juaj. Në këtë rast, ju mund të mos jeni më në gjendje të përballoni ato punët e vogla.
Për më tepër, mund të dëshironi të pushoni nga puna klientë të veçantë edhe nëse ata paguajnë mirë. Mund të tingëllojë qesharake, por ka disa klientë që kërkojnë rishikime të vazhdueshme sepse janë perfeksionistë ose nuk dinë se çfarë duan. Kjo do’tju pengojë të kryeni punë të tjera, që do të thotë se nuk do mund të punoni më me ta.
- Thjesht thoni “jo!”
Shoku juaj më i mirë ju dërgon mesazh pë t’ju pyetur nëse dëshironi të shkoni për drekë. Një klient ju dërgon email duke ju pyetur nëse mund të filloni të punoni në një projekt sa më shpejt. Reagimi juaj instiktiv mund të jetë t’i thoni “po” secilës situatë. Kjo do të thotë që ju po largoheni nga puna ku jeni.
Ndonjëherë thjesht duhet të thoni “jo”. Nëse keni shumë detyra, atëherë duhet të njoftoni klientin se keni shumë punë sot dhe nuk mund të filloni me projektin e tyre deri javën e ardhshme.
- Puna në grupe.
“Batching është një formë produktiviteti, ku rregulloni detyrat në grupe të caktuara. Me fjalë të tjera, bllokoni kohën në kalendar për detyra të ngjashme”,- shkruan autorja më e shitur Amanda Abella.
- Gamifikimi.
Kjo nuk do të thotë që ju fjalë për fjalë e ktheni punën tuaj në një lojë. Do të thotë të përdorni parimet e lojës në procesin tuaj për t’ju motivuar dhe për ta bërë punën më argëtuese.
Gamifikim mund të realizohet nga:
Një sistem shpërblimi. Keni përfunduar një projekt para afatit, kështu që e shpërbleni veten duke dalë me miqtë tuaj.
Një sistem pikësh. Ju merrni pikë për kryerjen e detyrave, siç është fitimi i një pike për pastrimin e kutisë suaj të mesazheve.
Një kohëmatës. Keni një kohë specifike për të kryer një detyrë.
Konkurroni me një koleg të pavarur. Vendosni një sfidë për të parë se kush mund ta kryejë një detyrë ose projekt më shpejt.
Paraqit progresin tënd. Gjej sa fjalë mund të shkruash në ditë. Është e mahnitshme se sa shumë fjalë mund të shkruash tani në krahasim me kur fillon. Dhe, kjo të motivon të bësh edhe më mirë.
- Nënkontraktoni dhe automatizoni.
Si profesionist i pavarur, më është dashur të mësoj shumë aftësi të reja gjatë viteve në mënyrë që të marketoj dhe të menaxhoj biznesin tim. Kurdoherë që duhet të ekuilibroj financat ose të marketoj shërbimet e mia, unë heq kohën nga puna ime.
Zbuloni kur është koha për të kontraktuar dhe automatizuar detyrat shtesë.
Për shembull, kohët e fundit më është dashur të filloj një fushatë marketingu përmes email për një klient. Edhe pse di se si ta bëj, gjeta dikë në Fiverr për ta bërë këtë për mua. Në këtë mënyrë unë mund të përqendrohesha vetëm në krijimin e një kalendari përmbajtjeje dhe në kompozimin e artikujve për klientin.
Sapo u vendos, fushata përdori automatizimin për t’iu përgjigjur klientëve, të tilla si marrja e një emaili mirëseardhje kur regjistroheni për gazetën ose merrni një konfirmim të një shitjeje.
- Shqyrtime të ditës.
“Para se të mbaroni punën sonte, rishikoni kalendarin tuaj dhe rivendosni prioritetet për takimet dhe punën e planifikuar për ditën tjetër. Shikoni nëse mund të planifikoni takime jo prioritare për ditën tjetër nëse keni nevojë.”,- sugjeron Jason Womack, autor i: “Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More”
Ju gjithashtu duhet të shikoni javën vijuese të kalendarit tuaj për të parë nëse mund të shkrini dy takime në një duke u takuar me dy persona në të njëjtën kohë.
Mos harroni të gjeni dhe caktoni pjesë kohe 30 deri në 60 minutëshe (mbase edhe shumë herë në ditë) gjatë të cilave mund të mbyllni derën tuaj ose të fikni emailin ose telefonin tuaj. Ju mund t’i merrni këto pjesë kohe nëse duhet të përqendroheni në një projekt ose përparësi të vetme pa u ndërprerë.
Jason Womack shton se ai ka kuptuar se kjo teknikë i ka pëlqyer klientëve të tij dhe kanë raportuar se ata bëhen më të vetëdijshëm për ndryshimet që mund të bëjnë për ta bërë ditën më produktive dhe tërheqëse.
